مراحل پیاده‌سازی نظام مدیریت دانش در سازمان

ارسالی ،بسکابادی ،دانشجوی دکتری مدیریت دولتی گرایش منابع انسانی

دانشگاه آزاد اسلامی واحد بیرجند ، استان خراسان جنوبی

 استراتژی های مدیریت دانش در هر سازمان متفاوت هستند. بی شک در پیاده سازی مدیریت دانش تدوین استراتژی مدیریت دانش سازمانی پایه و اساس شکل گیری🫖☕ کافه دانش  در سازمان است‌.

پیاده‌سازی یک نظام مدیریت دانش همچون سایر نظام‌ها و به تناسب موارد خاص آن در شش گام صورت می‌گیرد:

 🏮 گام نخست – امکان‌سنجی طرح

در این گام وضعیت‌های موجود در سازمان جهت پیاده‌سازی طرح مورد بررسی قرار می‌گیرد. مطالعات روی جنبه‌های کلیدی مدیریت دانش نظیر انسان (فرهنگ)، سازمان (ساختار) و فن آورانهٔ موجود انجام می‌گیرد.

به این ترتیب، کاستی‌ها و محدودیت‌های موجود در هریک از حوزه‌ها در ارتباط با پیاده‌سازی سامانه مشخص می‌شود.

🏮 مرحله دوم- طراحی خام نظام

پس از شناسایی محدودیت‌ها، راهکارهایی در قالب طرح خام نظام جهت رفع محدودیت‌ها ارائه می‌شود. در این مرحله با بررسی و واکاوی نظرات تصمیم‌گیران ، اجرای قطعی سامانه در سازمان تعیین می‌گردد.

🏮 مرحله سوم- طراحی تفصیلی سامانه

پس از پذیرش طرح خام سامانه، طراحی تفصیلی سامانه صورت می‌گیرد. در این مرحله وارد جزئیات شده و متدولوژی قطعی نیز انتخاب می‌گردد. متدولوژی باید متناسب با نیازها و محدودیت‌های سازمان باشد.

 این نیازها و محدودیت‌ها در مرحله امکان‌سنجی مشخص شده و در مرحله خام مورد بررسی و راهکاردهی قرار گرفته‌است.

 🏮 مرحله چهارم- پیاده‌سازی

در پیاده‌سازی سامانه مباحثی همچون فناوری، آموزش اولیه پرسنل و مدیران، و ساختار سازمانی مطرح بوده و ایجاد هماهنگی و یکپارچگی بین اجزا و افراد از اهمیت خاصی برخوردار است.

 🏮مرحله پنجم- نگهداری

جهت جاگیر شدن، تثبیت و ماندگاری سامانه در سازمان باید به یک سری موارد توجه داشت که عبارت است از مشاوره جهت رفع عیوب و نواقص، قرار دادن یک نمایندگی از طرف گروه طراح سامانه در دستگاه اجرایی، و تلاش برای جلوگیری از 🔙بازگشت دستگاه به سامانه قبلی

 🏮مرحله ششم- ارزشیابی سامانه

در این مرحله یک سامانه بازخورد مناسب برای اصلاح سامانه در نظر گرفته می‌شود. به‌طور معمول شش ماه پس از پیاده‌سازی سامانه صورت می‌گیرد و طی آن توصیه‌های اصلاحی ارائه می‌گردد.

 مدیریت دانش ، نگرش حکمرانان

 اینکه سیاست‌های کلان کشور باید از رویکردهای دانش محوری حمایت کند یک موضوع درست است اما با یک مطالعه از سایر کشورها مشاهده می‌شود که تحقق رفتار دانشی و امتزاج مدیریت دانش در کسب و کار از دو وجه قابل توجه است؛

🙋🏻‍♂️۱- ایجاد تفکر دانش محور در فرایند آموزش از سنین پایین مانند نوشتن گزارش و مانند آن در سنین پایین افراد در مدرسه ، دانشگاه که نگاه فرد محور داشته و فرهنگ فردی را شکل می‌دهد .

🙋🏻‍♀️۲- بهره گیری رویکرد های مختلف مدیریت دانش سازمان متناسب با نیاز و سطح بلوغ مثل رویکرد انسان محوری یا فناوری  به طور مثال یک سازمان براساس نوع ماموریت خود به دنبال مدیریت دانش در منابع انسانی خود است و سازمان دیگر راهبرد تولید دانش نواورانه را در پیش می‌گیرد .

لذا تشکیل 🫖🍵 کافه دانش باید همسو با راهبردهای سازمان باشد تا موفق باشد.

البته همه عزیزان به این موضوع اشراف کامل دارند که نهادینه سازی و امتزاج مدیریت دانش در فرایندهای سازمان‌های دولتی به 📰 صرف بخشنامه و یا 🗞️ اساسنامه محقق نمی شود.

 متاسفانه تب نوشتن نظام جامع و یا الگو راهبردی مدیریت دانش در سازمانهای دولتی به یک بیماری مزمن تبدیل شده است.

*مدیریت دانش ،

 مراحل پیاده‌سازی نظام مدیریت دانش در سازمان 

 برخی سامانه‌های مدیریت دانش*

گردآورنده ؛بسکابادی ، دانشجوی دکتری مدیریت دولتی ،گرایش منابع انسانی

دانشگاه آزاد اسلامی واحد بیرجند ،خراسان جنوبی

مدیریت دانش رویکردی یکپارچه به شناسایی ، کسب و استخراج ، بازیابی ، ارزیابی ، تسهیم و خلق کلیه منابع دانش سازمان است به گونه‌ای که سازمان را در جهت دستیابی به اهداف سازمانی کمک نماید.

🙇🏻‍♂️🙇🏻‍♀️هدف مدیریت دانش برقراری ارتباط بین خبرگان و افراد مجرب سازمان با افرادی است که نیاز به دانش خاصی را دارند.

ایجاد چنین ارتباطی به کمک فرایندها و ابزارهای مدیریت دانش تسهیل می‌گردد.

🔝 موفقیت در زمینهٔ مدیریت دانش نیازمند ایجاد یک محیط جدید کاری است، که دانش و تجربه بتوانند به راحتی تسهیم شوند.

🔅 آفرینش و ربایش دانش

سازمان باید به خوبی بتواند دانش مورد نیاز خود را شناسایی کند ، در صورت نیاز آن را بیافریند ، یا اینکه از منابع دانش خارج از سازمان بدست آورد.

 🔅 ذخیره‌سازی*

دانش باید با نیازهای تطبیق داده شده و به تعبیری، آماده شود و به صورت مناسب ذخیره شود تا در زمان و مکان و شرایط مورد نیاز مورد استفاده قرارگیرد.

🔅 انتشار و به اشتراک‌گذاری

 باید از راکد ماندن دانش جلوگیری کرد ؛ زیرا تنها جریان سیال دانش است که می‌تواند چون🌊 آب جاری ارزش خود را حفظ کند و زندگی بخش باشد تا هر که تشنه آن است از آن سیراب شود.

با توزیع و انتشار و اشتراک‌گذاری دانش بصورتی روان و سیال در می‌آید و از راکد بودن آن جلوگیری می‌کند.

 انواع دانش

چهار نوع دانش مشخص شده‌است:

📕• دانش نیروی انسانی:

دانشی است که توسط اعضای سازمان به وجود می‌آید.

📗•        دانش مکانیزه :

دانشی که حامل وظایف ویژه یکپارچه در سخت افزار ماشین است، در واقع شامل دانش مربوط به تجهیزات سازمان است.

📘• دانش مستند :

دانشی که به شکل بایگانی، کتاب، سند، دفتر کل، دستورات، نمودارها و… ذخیره می‌شود.

📙•        دانش خودکار (اتوماتیک ): دانشی است که به‌طور الکترونیکی ذخیره شده و به وسیله برنامه‌ها ی رایانه‌ای که وظایف خاص را پشتیبانی می‌کند قابل دسترسی است.

 از سوی دیگر دانش را به دو نوع آشکار(صریح) و نهفته ( ضمنی) تقسیم‌بندی می‌کنند :

📓•        دانش آشکاریا صریح

  جنبه عینی تر -عقلانی تر و فنی‌تر دارد (داده‌ها، خط مشی‌ها، روش‌ها، نرم‌افزارها، اسناد و …). دانش آشکار به‌طور معمول قابل ثبت است و به صورت نوشته به آسانی در دسترسی افراد قرار می‌گیرد.

📔•        دانش نهفته یا ضمنی

در قلمرو دانش شخصی، شناختی وتجربی قرار می‌گیرد. فرآوردهٔ تجربیات افراد است و از همین رو در جایی ثبت نمی‌گردد بلکه با گفتگو، بحث، مشورت و … به اشتراک گذاشته می‌شود.

 تبدیل دانش

📄 . اجتماعی‌سازی از نهفته به نهفته

افراد می‌توانند از طریق کنش‌های اجتماعی، در اشتراک‌گذاری دانش‌هایی که جنبهٔ شخصی داشته و فرموله‌کردن آن دشوار است، سهیم شوند.

برای مثال ، به‌اشتراک‌گذاشتن تجربیات 🏹جنگی فرماندهان از طریق بازگویی خاطرات جنگی است. تبدیل دانش نهفته به نهفته با مشارکت در تجربه‌ها و تقلید و تمرین و یادگیری از طریق آموزش استاد-شاگردی ، شرکت در همایش‌ها و سمینارها و نشست‌ها، یا به سادگی در هنگام برهم کنش میان کارکنان در زمان‌های استراحت حاصل می‌شود.

 سامانه‌هایی که در این حوزه به کار می‌روند عبارتند از :

•              گروه افزار

•              سامانه‌های مکان یابی

📑 . برونی‌سازی از نهفته به آشکار

برونی‌سازی یعنی تبدیل دانش شخصی افراد که کیفیت نهفته دارد، به دانش آشکاری که دسترس پذیر باشد و به افراد یا گروه‌های دیگر به سادگی انتقال یابد؛ که این امر از طریق بیان و اظهار دانش شخصی افراد و ثبت آن تحقق می‌یابد، مثل یک گزارش یا مستندسازی؛ که در این حوزه سامانه‌های گروه افزار و سامانه‌های گردش کار مورد استفاده قرار می‌گیرید.

📃 . تلفیق از آشکار به آشکار

دانش آشکار می‌تواند از طریق فرایندهای گوناگون مستندسازی به شکل‌های گوناگون ارائه شود، این تبدیل با هدف اینکه مخاطبان بیش‌تری به آن دانش دسترسی داشته باشند، صورت می‌گیرد. به‌عنوان مثال، دانش صریح ریاضی یا فیزیک را که در قالب فرمول‌ها و نظریه‌ها شکل می‌گیرد، می‌توان طوری نوشت که برای گروه‌های سنی مختلف قابل استفاده باشد. سامانه‌های بکار رفته در این بخش عبارتند از:

•              سامانه‌های خودکارسازی اداری

•              سامانه‌های مدیریت مدارک الکترونیکی

•              سامانه‌های هوش تجاری

•              سامانه‌های دانش مدار

•              انبارهای داده

•              📚کتابخانه‌های مجازی

•              کارگزاران خودکار

•📈         نقشه‌های دانش، رده‌بندی‌ها

•              درگاه‌های دانش

•              فناوری‌های کاوش

🧾 . درونی‌سازی از آشکار به نهفته

تبدیل دانش آشکار به دانش نهفته می‌تواند دانش تازه‌ای در درون فرد ایجاد می‌کند. درونی سازی این امکان را به کارکنان می‌دهد تا دانش را در پاسخ و رفتار خود به گونه‌ای ادغام کنند که در هنگام رویارویی با موقعیت یا مشکلی که کاربرد دانش لازم است بتوانند دانش آشکار را به کار گیرند.

 مثال، یک 🤫سازمان حفاظت اطلاعات، بنا به نیاز، مجموعه‌ای از اصول و موازین مشخص را تدوین نموده، و رعایت آن‌ها را از تمامی کارکنان سازمان انتظار دارد. اما این اصول و موازین نمی‌توانند آن‌قدر گسترده و فراگیر باشند که بتوانند همهٔ موقعیت‌های احتمالی ممکن را دربرگیرند، و در هر شرایطی به فرمانده بگویند که فرمول حفاظت موقعیت چیست، و او چگونه باید تصمیم بگیرد. آنچه در عمل رخ می‌دهد این است که کارکنان (فرماندهان و زیردستان)، اصول آغازین و بنیادین حفاظتی را که به شکل دانش آشکار ارائه می‌شوند، درونی کنند، و به مرور زمان یاد می‌گیرند که چگونه در هر موقعیتی، واکنش حفاظتی درست را نشان دهند. این یعنی درونی‌سازی ، که متضمن تبدیل دانش آشکار به نوعی دانش نهفته کاملاً شخصی است.

ابزارهای مورد استفاده در این قسمت عبارتند از:

•              ابزارهای پشتیبان نوآوری

•              نرم‌افزار یادگیری سازمانی

📕📗📘📙…..

هدف نهایی از مدیریت دانش خلق ارزش در سازمانهاست.‌

چنان چه با هر روشی و ابزاری( استاندارد)  در راستای اهداف سازمان ارزشی خلق گردد که باعث تسهیل امور گردد برون داد مدیریت دانش قابل مشاهده خواهد بود.