قسمتی از کتاب مدیر یک دقیقه ای (The One Minute Manager)،

قسمتی از کتاب مدیر یک دقیقه ای (The One Minute Manager)

 🧑🏻‍💻نوشته کنت بلانچارد و اسپنسر جانسون (Kenneth H. Blanchard & Spencer Johnson )

ارسالی، بسکابادی ،دانشجوی دکتری مدیریت دولتی گرایش منابع انسانی

دانشگاه آزاد اسلامی واحد بیرجند ،استان خراسان جنوبی

 افرادی که درباره خودشان حس خوبی دارند ، نتایج خوبی ارائه می دهند .

مدیرها آرزو دارند که وقت کمتری را برای انگیزه ها و مشکلات کارکنان صرف کنند و به هر شیوه ای که آنها را به این آرزو برساند متوسل می شوند.

مدیریت یک دقیقه ای سه راز دارد:

🔆 1 )  با کارکنان تان روی چند هدف ( حداکثر شش مورد ) توافق کنید. حتماً هر کدام از این هدف ها را روی یک کاغذ جداگانه بنویسید. این «تعیین هدف یک دقیقه ای» است.

 از حالا به بعد کارکنان دقیقاً می دانند چه انتظاری از آنها می رود و بندرت ممکن است برای حل مشکلات به رئیس مراجعه کنند.

 🔆 2 ) کارکنان برای اینکه مطمئن شوند عملکردشان با انتظاراتی که از آنها می رود همخوانی دارد باید مرتب این اهداف را مرور کنند. علاوه بر این باید گزارش پیشرفت هایشان را همراه با جزئیات به رئیس ارائه کنند. نه به این دلیل که مدیر دائم آنها را تحت نظر داشته باشد بلکه به این علت که بفهمند آیا کارشان را درست انجام می دهند یا خیر. با اینکار مدیر می تواند آنها را «تحسین یک دقیقه ای» نماید که نوعی واکنش مثبت فوری و خاص در مورد کارهایی است که انجام شده اند.

🔆 3 ) اگر شخصی مهارت انجام درست یک کار را داشته باشد ولی آن را درست انجام ندهد مدیر او را «توبیخ یک دقیقه ای» می کند.

این توبیخ جدی به عمل یا رفتار کارمند مربوط می شود نه خود او و مدیر در چنین وضعیتی باید بگوید نگرانی اش به این دلیل است که این رفتار با معیارهای عالی و همیشگی کارمند هماهنگ نیست . بعد از این توبیخ، مدیر به کارمند خطاکار یادآوری می کند که چقدر ارزشمند است.

 تعیین هدف یک دقیقه ای به این علت کارساز است که «انگیزه اصلی مردم برای کار کردن این است که بدانند نظر رئیس در مورد نتایج کارشان چیست .»

همه ما می خواهیم بدانیم کارمان چطور است و اگر بدانیم که کارمان را خوب انجام می دهیم احساس خوبی پیدا می کنیم.

علاوه بر این، تشویق های یک دقیقه ای هم به دلیل انگیزه بخش بودن مفید هستند. بندرت می شود کسی را پیدا کرد که از همان روز اول بداند که چگونه همه کارها را درست انجام بدهد، شما باید برای آموزش دادن به کارکنان تان تلاش کنید. «بنابراین راه آموزش دادن به هر فرد برای یاد گرفتن کار جدید این است که ابتدا بر کارش نظارت کنیم تا او کارش را تقریباً درست انجام دهد تا اینکه بالاخره یاد بگیرند که آن کار را کاملاً درست انجام بدهند.»

 سختگیری در مورد افرادی که در مورد کارشان نگران هستند کارساز نیست .

فقط تشویق می تواند در این موارد کارساز باشد.

تشویق باعث می شود در مسیر درستی حرکت کنند. اگرچه تشویق به زمان زیادی نیاز ندارد ولی انگیزه لازم را برای به حرکت در آوردن کل یک شرکت فراهم می کند.

 توبیخ یک دقیقه ای به این علت کارساز است که منصفانه ترین شکل برخورد با افرادی محسوب می شود که عملکردشان کمتر از حد متوسط است.

 از آنجایی که اهداف از قبل تعیین شده اند و انتظارات بسیار روشن هستند شخصی که عملکرد ضعیفی داشته است معمولاً متوجه خواهد بود که توبیخ او منصفانه بوده است.

احترام مدیر حفظ خواهد شد زیرا او واقعیت را گفته است آن هم بدون اینکه دخل و تصرفی در آن کرده باشد.

 از آنجایی که توبیخ خیلی سریع انجام می شود (در یک دقیقه) و روی عملی خاص متمرکز است (نه خود شخص ) احساس ناخوشایند کمتری ایجاد می شود.

 وقتی این توبیخ به پایان رسید همیشه یک نکته مثبت در مورد فرد مورد نظر ذکر می شود و ماجرا می تواند خیلی زود فراموش شود یا حتی می شود به آن خندید.

♨️ از عهده رهبری برآمدن

 سادگی مدیریت یک دقیقه ای بعضی از مردم را دچار تردید می کند اما مدیریت یک دقیقه ای کمی بیشتر از تلاش برای کارآمد کردن روابط بین افراد در محیط کار است.

 فلسفه «استفاده از زمان اندک برای کسب نتایج عالی» در شناخت دقیق از فطرت انسان ریشه دارد.

رهبری کردن مردم خیلی ساده تر از آن چیزی است که فکر می کنیم و هیچ نیازی به تشکیل جلسه های طولانی و متعدد برای بحث در مورد اهداف و مشکلات نیست .

البته باید زمانی را به تعیین هدف اختصاص بدهیم ولی پس از آن می شود ارتباط میان رئیس و زیردست را به حداقل رساند.

ما میان مدیرها و رهبران تفاوت قائل می شویم؛ در حالی که رهبران الهام بخش هستند مدیران فقط مدیریت می کند. اما رهبران واقعی ، می دانند که بدون برخورداری از مهارت های اساسی مدیریت مردم نمی توانند پیشرفت کنند.

 آنها به دنبال فراهم کردن یک محیط آرام هستند تا کارمندان برای دنبال کردن اهداف مهم وقت کافی داشته باشند. این احساس آرامش زمانی به وجود می آید که همه دقیقاً بدانند که چه نقشی بر عهده دارند یعنی زمانی که اهداف واضح و شفاف باشند.

 💢برقراری سیستم پنج گام PRICE

۱️⃣ مرحله Pin Point :

مرحله تشخیص دقیق فضا و حوزه های قابل مشاهده و قابل اندازه گیری برای اجرا و عملکرد افراد است.

۲️⃣ مرحله Record :

یادداشت و ثبت کردن اطلاعات است. دقت می کنیم که از فضاها و موقعیت هایی که می خواهیم بهبود دهیم حرف می زنیم و نه از مشکلات. اگر کسی گفت که کاری که انجام می دهد را نمی توانید اندازه گیری کنید از او می خواهید که آن کار را زمین بگذارد او خودش سعی می کند که آن را اندازه گیری نماید

۳️⃣ مرحله Involve :

 بر سر شاخص ها با او توافق کنید به یاد داشته باشید که از نمودارها به صورت ابزار و سلاحی بر ضد افراد یا یک مدرک جرم نباید استفاده کنید و از آن تنها برای به دست آوردن فیدبک اطلاعات بدست آمده از اجرای قبلی استفاده می کنیم.

 4️⃣مرحله Coach :

از نمودارها به عنوان ابزاری برای آموزش استفاده کنید. اهداف باید واقع گرایانه نسبتا سخت ولی دست یافتنی باشند. اهداف باید کوتاه مدت باشند و باید دانست حرکت به سمت یک اجرای کاملا درست از یک سری اجراهای تقریبا درست تشکیل شده است.

۵️⃣ مرحله Evaluate :

پیشرفت را ارزیابی و ارزشیابی کنید. جریان اطلاعات نباید گنگ و کند باشد وگرنه ابزار موثری برای هدایت نخواهد بود. در مدت کمتر از شش هفته(یک ماه و نیم) بی هیچ جلسه رسمی از رفتار و عملکرد کادر نموداری تهیه کنید. ما نمی خواهیم آنها را اذیت کنیم.

وظیفه من مدیر این نیست که عبوس بنشینم و دستهایم را بغل کنم و خیره و تند ارزشیابی کنم؛ باید آستین ها را بالا بزنم و جوابگوی آنچه افرادم برای اجرا نیاز دارند باشم.